Especialista explica como é importante verificar os
antecedentes dos candidatos antes da contratação e realizar auditorias e
controles
A ausência de
rígidos controles internos de governança e auditorias, muitas vezes, levam as
empresas a resgistrarem prejuízos em decorrência de fraudes corporativas. De
acordo com o sócio da consultoria Hands-on Solutions Luis Vieira, as fraudes
costumam ocorrer por causa do amplo acesso, por parte dos funcionários, a
informações que deveriam ser restritas. Segundo o especialista, 1% das empresas
dedica verbas para prevenção de fraude. Confira agora algumas dicas para evitar
roubos e fraudes na sua empresa.
1. Verifique os antecedentes antes da contratação
Um processo de
contratação consistente é fundamental para a saúde e a longevidade de um
negócio, certo? Por isso, os seus proprietários devem tomar algumas medidas
antes de contratar seus funcionários, entre elas, verificar os antecedentes e
as referências de contato. Tomando esse tipo de atitude, você pode eliminar uma
grande quantidade de potenciais empregados desonestos e evitar fraudes futuras.
2. Tenha funcionários para supervisionar informações
financeiras
Outra
orientação é atribuir a mais de uma pessoa o controle da contabilidade, já que
há maior chances de o roubo acontecer se apenas uma pessoa tiver acesso às
informações.
3. Limite o acesso dos demais funcionários a
informações
Empregados
devem ter acesso apenas aos dados e documentos de que precisam para fazer seu
trabalho. Se alguém não precisa de acesso ao pagamento de contas e à folha de
pagamento, você não deve fornecer acesso a essas informações. Coloque os
controles de proteção de senha em documentos ou pastas aos quais apenas os
gestores tenham acesso, orienta Luis Vieira.
4. Realize auditorias e controles
Faça revisões
aleatórias e sem aviso prévio de diversas operações - dentro dos departamentos
de estoque e contabilidade, bem como nas áreas de tesouraria, folha de
pagamento e reembolso - para confirmar a sua legitimidade. Após as auditorias,
ajuste e implemente novos controles para consertar as fragilidades
identificadas.
5. Ajuste seus sistemas e processos
Certifique-se
de que o sistema pelo qual passam as informações é seguro, fazendo ajustes e
revisando as travas. Não adianta ter um sistema de uma grande marca ou de
grande utilização mundial se os processos que o antecedem não estão
estabelecidos. O sistema é uma consequência do processo, e este é consequência
das pessoas.
Embora não
exista um método 100% infalível para evitar fraudes em uma empresa, a adoção
das medidas de segurança citadas pode diminuir significativamente as
oportunidades de roubos dos funcionários.
Fonte:
Economia - iG
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